Gent roze

coördinator operationele planning en HR (m/v/x)

gedreven systeembeheerder met een groot hart voor mensen - Dienst Aankoop en Logistiek

Beschrijving

De Stad Gent en het OCMW Gent werken met meer dan 6.000 mensen aan een optimale dienstverlening voor een open, solidaire, wijze en kindvriendelijke stad. Heb je zin om je dagelijks in te zetten voor de Gentenaars en je DNA te laten versmelten met dat van de stad? Je komt terecht in een betrokken werkomgeving met aandacht voor je werk-privébalans en een innoverende blik op de toekomst.

Laat de stad door je aderen stromen bij de Dienst Aankoop en Logistiek van het Departement Facility Management. Bouw mee aan een stad voor alle Gentenaars via onderstaande taken.

De Dienst Aankoop en Logistiek is op zoek naar een coördinator voor het team operationele planning en HR op de afdeling Services. Deze afdeling staat in voor de schoonmaak van de stadsgebouwen en gebouwen van de Groep Gent zoals politie, brandweer, … Daarnaast verzorgt deze afdeling de services met betrekking tot het maaltijdgebeuren in de stedelijke kinderdagverblijven en scholen en werkt ze ook cateringopdrachten uit voor leden van de Groep Gent zoals woon-en zorgcentra, secundaire scholen, …

De schoonmaak gebeurt samen met externe schoonmaakfirma’s en wordt aangestuurd vanuit het team externe services. De services met betrekking tot het maaltijdgebeuren wordt met stadsmedewerkers opgenomen en aangestuurd vanuit het team interne cateringservices. Het cateringgebeuren wordt ook ondersteund door het team voeding en dranken.

 

  • Je staat in voor het leiden, coachen, motiveren en organiseren van het team operationele planning en HR. Dit team bestaat uit een 4-tal medewerkers die voor de dagelijkse ondersteuning instaat van de afdeling. 
  • Je zorgt kwaliteitsvolle dienstverlening binnen jouw team en zo voor de afdeling.  Je helpt de visie en strategische doelstellingen van de dienst mee te vertalen in operationele doelstellingen en voert deze uit.  Verder sta je in voor de uitvoering van het kwaliteitsbeleid en –systeem.
  • Je coördineert de dagelijkse werking van het team ter ondersteuning van de afdeling. Je volgt hiervoor de werking van jouw team op en dit zowel op inhoudelijk, methodisch, organisatorisch als communicatief vlak. Tevens neem je de planningsmethodiek van de afdeling op en stuur je bij waar nodig.
  • Je organiseert overlegmomenten met het team interne cateringservices om de nodige ondersteuning te kunnen bieden die afgestemd is op hun noden zoals bijvoorbeeld het onderhouden van het planningssysteem, verlofbehandeling, aanleveren van nodige cijfermateriaal om correcte personeelscalculaties uit te voeren, analyseren van het cijfermateriaal, het beheren van SAP, enz. Een aanleg voor cijfers en inzicht in het uitbouwen en beheren van systemen is hierbij cruciaal.
  • Hiernaast bied je ondersteuning aan de teams interne cateringservices en externe services. Je ziet samen met jouw team toe op een verantwoorde inzet en werkplanning van de operationele medewerkers van het team interne cateringservices en neemt hierbij de nodige bijsturing en overleg met het teamhoofd op.
  • Je hebt een voorliefde voor IT-systemen die de planning en HR ondersteunen zoals SAP en het tijdsregistratiesysteem OWS. Je zorgt ervoor dat de nodige procedures en rapporteringsdocumenten beschikbaar zijn en gebruikt worden in jouw team en in het team interne cateringservices. Je volgt deze gegevens op, stuurt bij en past aan waar nodig. Concreet gaat dit over personeelsaanvragen, verlofplanning, werkplekplanning, aanwezigheidsbeleid en dergelijke.
  • Je biedt logistieke, administratieve en infrastructurele ondersteuning aan de operationele medewerkers zoals bijvoorbeeld het helpen invullen van formulieren en uitleggen van de rechtspositieregeling. Je staat tevens het teamhoofd interne cateringservices bij met betrekking tot welzijn op het werk in al zijn aspecten zoals opleidingen ergonomie, opvolgen van controle arbeidsgeneesheer, …
  • Je overlegt met verschillende partijen en dit zowel intern als extern (zoals jouw afdelingshoofd, teamhoofd interne cateringservices, externe services alsook de administratie van beide cellen, HR-diensten, Digipolis, aanbieders van vormingen, leverancier van het planningssyteem, ... ). 
  • Je evalueert regelmatig de werking van jouw team en rapporteert op regelmatige basis jouw bevindingen en ervaringen aan jouw afdelingshoofd.
  • Je hebt een groot hart voor mensen en draagt duurzame voeding, catering en schoonmaak hoog in het vaandel.
  • Flexibiliteit en probleemoplossend denken zijn onontbeerlijk!

Voor meer informatie over de functie inhoud kan je terecht bij Tamara Bruning, coördinator-expert, Dienst Aankoop en Logistiek op het nummer 0479 65 72 66 of via e-mail Tamara.Bruning@stad.gent.

Gent gaat voluit voor gelijke kansen. We selecteren kandidaten op basis van hun schitterende kwaliteiten, passies en vaardigheden. Je kans om mee te bouwen aan de stad wordt niet beïnvloed door je leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geaardheid, geloof, handicap, nationaliteit, …
Wat zijn de voorwaarden?

  • Je hebt een bachelor diploma of een diploma hieraan gelijkgesteld.

Indien je denkt een gelijkwaardig diploma te hebben, moet je dit aantonen met de nodige documenten.

Indien je laatstejaarsstudent bent, dien je het bewijs te leveren dat je laatstejaarsstudent bent op moment van uiterste inschrijvingsdatum.                                                                                                                       

Indien je een buitenlands diploma hebt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum een gelijkwaardigheidsattest voorleggen of het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd.

  • Je hebt 2 jaar relevante professionele werkervaring met systeembeheer als kernopdracht.

Daarnaast voldoe je aan de algemene voorwaarden.
Wat zijn de selectiestappen?

De selectieprocedure bestaat uit:

  • Een schriftelijk deel waarbij je kennisvragen, probleemsituaties of cases relevant voor de functie beantwoordt. Indien je bij de 14 sterkste kandidaten bent, ga je door naar het volgende selectieonderdeel.
  • Niet-eliminerende computergestuurde testen die relevant zijn voor het niveau en de inhoud van de functie. Deze kunnen eventueel aangevuld worden met een persoonlijkheidsvragenlijst. 

Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, ... Er kan gevraagd worden om voorafgaand aan het interview een case, presentatie of rollenspel voor te bereiden.

In de selectieprocedure worden volgende competenties gemeten: klantgericht handelen, resultaatgericht werken, probleemoplossend werken, organiseren, rapporteren, samenwerken, coachen en team leiden.
Iets voor jou? Schrijf je uiterlijk in op  29/04/2019. Klik onderaan op deze pagina op solliciteren.

Bezorg ons zeker volgende documenten door ze toe te voegen aan jouw dossier ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum 29/04/2019:

  • een recent cv (of vul je werkervaring en opleidingen in de voorziene velden in).
  • een kopie van jouw diploma of een bewijs dat je laatstejaarsstudent bent. Indien je een buitenlands diploma hebt: een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je dit hebt aangevraagd.

Je sollicitatie is pas geldig als je alle gevraagde documenten aan je dossier hebt toegevoegd.

Solliciteer je voor een job waarvoor relevante werkervaring vereist is? Vermeld dan de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud in jouw cv. Het moet duidelijk zijn dat je aan de ervaringsvereiste voldoet.
Wat krijg je van ons?

  • Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op B-niveau.
  • Een aantrekkelijk salaris (bruto maandelijks loon vanaf € 2.952 (2 jaar anciënniteit)) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen.
  • Een afwisselende job, met veel menselijk contact en heel wat eigen verantwoordelijkheden.
  • Laat je inspireren door een ruim opleidingsaanbod dat aansluit bij je taken en behoeften.
  • Maaltijdcheques.
  • Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding of een (elektrische) pendelfiets.
  • Een gratis hospitalisatieverzekering.
  • Eindejaarspremie.
  • Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen.
  • De mogelijkheid tot glijdende werkuren.

De plaats van tewerkstelling is bij Dienst Aankoop en Logistiek, Henri Farmanstraat 30, 9000 Gent.

Met deze selectieprocedure leggen we een wervingsreserve aan. De wervingsreserve kan gebruikt worden voor toekomstige vacatures.
Heb je nog vragen over de procedure?

Voor meer informatie over de procedure en arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij Laure Caus (09 266 75 78), collega bij de Dienst Selectie en Mobiele Ploeg.

Heb je nog andere vragen? Onze dienst staat voor je klaar! Bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.